Identificación y prevención de duplicados en maestro de materiales – sistema Kontenix

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El problema de tener duplicados en el maestro de materiales es común, típicamente encontramos entre 5 y 15% de duplicados lo cual representa una importante cantidad de recursos atados en inventario.

Los duplicados se generan en el punto de creación o alta del material, ya sea porque no se buscó correctamente antes de la alta o porque los materiales en el maestro no están bien descritos y al buscar no se tiene la suficiente información para identificarlos y así determinar si el material que se requiere ya existe o no, por lo que se da de alta de nuevo.

Sistema Kontenix

En el sistema de catalogación Kontenix se cuenta con funcionalidad para detectar posibles duplicados así como para marcar manualmente duplicados para que estén visibles a usuarios.

La detección o identificación de posibles duplicados se lleva a cabo analizando el valor de la propiedad que el administrador ha configurado para su empresa, la cual normalmente es el número de parte de fabricante. El sistema utiliza un algoritmo que identifica no solo casos en los que el valor de la propiedad sea igual sino también cuando este es similar, ya sea que incluye caracteres de mas, de menos, en orden diferente, espacios,guiones, etc.

Por ejemplo:

En el maestro de materiales existe un artículo cuyo número de parte es 6020FZ,  el sistema Kontenix se detectará como materiales parecidos casos como:

Número de parte similar
602OFZ
Se capturó la letra “O” en lugar del número “0”
6020f2
En lugar de "Z" se capturó un número “2”
6020F-2
Se capturó un “-“ y “2”
6020F/Z
Se agregó un “/”
La detección de materiales similares se lleva a cabo en dos procesos:

En la alta de un nuevo material

En el momento de guardar además de verificar si las propiedades obligatorias están completas así como los valores de procedencia se ejecuta el proceso de validación de duplicados sobre los materiales existentes en el catálogo, si se detectan parecidos se presentan al usuario. Esto permitirá verificar si ya existe en el maestro y así se evita la creación de registros duplicados.

 

 

 

Por ejemplo, el usuario al dar de alta un material teclea “2516T” como número de parte de fabricante.

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Al guardar la nueva alta el sistema valida y avisa que existe uno con número de parte de fabricante similar "2516TGA-4" y que se parece en un 96% al capturado "2516T", de esta manera el usuario puede verificar en el maestro el material indicado antes de crear uno nuevo y potencialmente generar un duplicado.

En dashboard, indicador de posibles duplicados existentes

Al ejecutar el proceso que actualiza los indicadores del dashboard se buscan materiales parecidos (en base a la propiedad especificada) entre todo el contenido del maestro de materiales. El resultado se presenta en el dashboard como un porcentaje además de permitir exportar el detalle de los materiales involucrados.

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Marcado de duplicados

Una vez que el usuario confirma algún duplicado se puede tomar la decisión de borrar el material o bien marcarlo como duplicado.

Al marcarlo permite a los usuarios visualizar cuales materiales son duplicados y de esta manera no utilizarlos en órdenes de compra. Un material pudiera tener mas de un duplicado y estos estarán identificados mediante el id del material que se quedará en el maestro y un consecutivo.

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